Charte utilisation du Cercle
CHARTE D’UTILISATION
L'association MVM se charge de la gestion des locaux du Cercle Betemps, bâtiment légué à la communauté des habitants du village de Mésinges par testament enregistré à Thonon le 16 avril 1888 et aujourd'hui placé sous compétence communale. Toute utilisation du Cercle implique la pleine acceptation de cette charte.
- 1. Dispositions générales de location
Le Cercle peut également être utilisé à titre récurrent par une association pour des activités de loisirs ou des rendez-vous culturel ouverts aux habitants en fonction d’un planning annuel établi en début d’année scolaire et des disponibilités des salles sur les créneaux demandés.
Les mises à disposition ou location de salles sont traitées en fonction de l’ordre d’arrivée des demandes et des besoins prioritaires de l’association pour ses manifestations. Tout utilisateur (particulier ou association) d’une salle devra fournir une attestation d’assurance de responsabilité civile couvrant les risques liés à l’occupation de la salle dans les cas où sa responsabilité pourrait être engagée (incendie, vol, détériorations et dommages aux biens et aux personnes).
Les utilisateurs doivent veiller au respect des consignes de sécurité définis pour chaque salle dans les conditions particulières et ils sont en outre responsables du bon usage des locaux.
- 2. Dispositions particulières pour l'utilisation de l'espace
Art. 1 Définition et destination des locaux
L’espace du cercle comprend une grande salle, une salle de superficie égale à l'étage, une salle de réunion et des locaux annexes : vestiaires, cuisine, et locaux de rangement du matériel. Les salles sont destinées à des activités associatives, culturelles, récréatives et festives. L'espace est réservé exclusivement et prioritairement aux membre adhérents de l'association MVM.
Art. 2 Demande de mise à disposition
Le planning d'utilisation de la salle est tenu à jour par l’association MVM.
Art. 3 Capacité d'accueil
Le bâtiment peut contenir un maximum de 45 personnes toutes pièces confondues
Art. 4 Conditions générales d'utilisation
Avant chaque utilisation, l'occupant devra prendre connaissance des diverses consignes et notamment de sécurité. Les salles et l’ensemble du matériel qui s’y trouvent sont placés sous l’entière responsabilité de l’utilisateur. Pour les associations, la personne responsable est le président et pour les particuliers le preneur de la réservation.
À la remise des clefs, l'utilisateur devra remettre un chèque de caution de 300€ qui ne sera pas encaissé. La caution sera restituée au locataire suivant l’utilisation de la salle après restitution des clefs. Toutefois, en cas de dégradation importante constatée dans le bâtiment lors de la visite des lieux, le comité se réserve le droit d’encaisser le chèque de caution après notification d’un courrier faisant un état précis des dégradations constatées. Après la manifestation, l'ensemble des locaux devra être rendu propre et le matériel mis à disposition devra être rangé à l'état initial, faute de quoi, un forfait de nettoyage pourra être retenu d’un montant de 30€ (retenu sur caution et après réception d’un courrier notifiant l’état de malpropreté constaté dans la salle).
Art. 5 Hygiène et sécurité
HYGIENE La salle doit être restituée dans le même état de propreté que lors de l’entrée dans les lieux. Le nettoyage intégral de la salle et du matériel, du local cuisine et des sanitaires incombe à l’utilisateur qui fournira les produits nécessaires. Le matériel doit être nettoyé et rangé comme indiqué à la remise des clefs. Il convient de ne pas traîner le matériel et le mobilier sur le sol pour éviter sa dégradation. L’utilisateur devra évacuer les ordures ménagères issues de sa manifestation dans les conteneurs prévus à cet effet, ou, s’ils sont déjà pleins, vers d’autres conteneurs pouvant les accueillir.
SECURITE Il est interdit de fumer à l'intérieur du bâtiment. Il est interdit d'utiliser des systèmes de mise à feu (feu d'artifice, pétards et similaires) et des avertisseurs sonores à l’extérieur et à l’intérieur des bâtiments. Pendant l’utilisation de la salle, les portes doivent restées libres d’accès et dégagées. Les sorties de secours doivent rester dégagées et accessibles en tout temps. L’utilisateur s’engage à respecter et à faire respecter par toutes les personnes présentes dans la salle durant la location, le présent règlement ainsi que toutes les consignes de sécurité. Le stockage et l’apport de matériel en supplément, ne répondant pas aux normes de sécurité en vigueur est interdit. Les extincteurs situés dans la salle ne sont à utiliser qu’en cas d’extrême nécessité. Le comité dégage toute responsabilité concernant la disparition d’effets personnels. Il est strictement interdit de modifier les installations électriques et le tableau électrique ne doit en aucun cas être manipulé. Toute défectuosité électrique doit être signalée sans délai.
Art. 6 Fonctionnement
Il est demandé aux utilisateurs de veiller à la tranquillité des habitants riverains et en particuliers de baisser le niveau sonore après 22 heures et d’éviter les bruits intempestifs de moteurs, les portières qui claquent ou les cris à l’extérieur. De plus, les portes et fenêtres devront être fermées pendant l'utilisation de la salle et les usagers sont tenus de rester discrets et silencieux lors de leurs sorties.
Le fonctionnement des buvettes est soumis à la réglementation en vigueur et à l’autorisation du Maire par une demande préalable à effectuer en Mairie et/ou gendarmerie en amont de la manifestation.
En cas de diffusion musicale, l’organisateur s’engage à faire les déclarations réglementaires à la SACEM.
Le chauffage étant programmé, il est interdit de toucher les commandes, sauf la marche forcée en cas de besoin. De plus, pour des raisons de régulation du chauffage et d'économie d'énergie, il est nécessaire de ne pas laisser les portes ouvertes.
En aucun cas le matériel ne peut être utilisé à l'extérieur. Après l'utilisation et avant le départ, la vérification de toutes les fermetures portes et fenêtres devra être réalisée, ainsi que l’extinction des lumières.
Art. 7 Dispositions financières
Les tarifs actuellement en vigueur sont ceux fixés par la délibération du Comité en date du 18 avril 2024. L'utilisation du lieu est ouverte et gratuite aux adhérents de l'association qui résident dans le village. Toute autre personne doit prendre attache avec la Mairie de la commune d'Allinges pour une location payante classique.
Art. 8 Dégâts
Tous les dégâts occasionnés seront à la charge du demandeur (responsable de l'association ou particulier). En cas de vandalisme, il s’ensuivra des pénalités à l’encontre de l’association ou du particulier. En fonction de l'importance des dégâts constatés, une partie ou l’entièreté de la caution pourra être retenu. Il pourra s'en suivre l'interdiction d'utilisation de la salle à l’avenir.
Art. 9 Dispositions finales
Le comité veillera à l’application du présent règlement. Le fait d’utiliser les locaux signifie de la part des utilisateurs la reconnaissance du présent règlement et un engagement à respecter ses conditions. Le présent règlement entre en vigueur dés son approbation par le Comité en date du 6 juin 2024. Il pourra en tout temps être modifié par le Comité s’il le juge opportun.
Art. 10 Détail des biens mis à disposition
Grande salle, salle à l'étage, salle cuisine, 2 toilettes, 1 salle de bain, cellier, chaises, tables, 2 portants à vêtements pour le vestiaire ;
1 armoire frigo double porte, 1 armoire frigo simple, une table de cuisson (4 plaques électriques), 1 four traditionnel, un four vapeur.
Matériel pour nettoyer le sol (balai, balai humide et sceau….)